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5 Tipps für die Einführung digitaler Tools in der Gastronomie

Foto von Ketut Subiyanto

5 Tipps für die Einführung digitaler Tools in der Gastronomie

Das Angebot digitaler Lösungen für betriebliche Prozesse in der Gastronomie ist heute groß: Von der Kasse und Reservierungssysteme über Software für Warenwirtschaft und Kalkulation bis zur Personaleinsatzplanung gibt es eine Vielzahl von Produkten. Doch welches ist das richtige fürs eigene Unternehmen und wie „baut“ man es in die internen Prozesse ein? 5 Tipps von Gastro-Blogger Jan-Peter Wulf.

1. Vom Bedarf her aufs Thema blicken

Digitale Tools einzuführen, nur weil sie smart aussehen oder man das Gefühl hat, man müsse es tun, weil sich ja alle Betriebe gerade irgendwie digitalisieren, ist nicht zielführend. Besser ist es, vom Bedarf des Unternehmens her zu starten. Gesucht werden: Lösungen für tatsächliche Probleme bzw. ungenutzte Potentiale. Verbringe ich (als Leitung des Betriebs) mehr Zeit mit der Vergabe von Schichten, mit Bestell- oder Abrechnungsarbeiten, als mir lieb ist? Kostet mich das Zeit, die ich anderweitig besser einsetzen kann? Braucht das Team im Service – Stichwort Personalmangel – Unterstützung, beispielsweise um Bestellungen schneller aufnehmen und an die Küche weiterleiten zu können? Ist mein Wareneinsatz zu hoch und benötigt mein Küchenteam ein Tool für akkuratere Kalkulation? Kann ich meine Eingangsbelege statt als im Umschlag gesammelte Zettelwirtschaft digital an den Steuerberater weiterleiten?

Im ersten Schritt ist es daher sinnvoll, die Stellen ausfindig zu machen, an denen es Verbesserungsbedarf gibt – und zwar gemeinsam mit dem Team, das die „pain points“ im jeweiligen Unternehmensbereich bzw. Arbeitsablauf oft besser kennt.

Im Team-Meeting sollte gesammelt werden, wo es schlechte Abläufe oder Dinge gibt, die Kraft, Zeit, Nerven und Geld kosten. Ergebnis sind Fragen wie „Wo finde ich eine Lösung, die mir dabei hilft, (Ziel XY) zu erreichen?“ Mit solchen Fragen kann man effektiv und ergebnisorientiert in die Marktrecherche gehen.

2. Verschiedene Systeme prüfen

Dass man nicht gleich beim erstbesten System, auf das man in der Web-Suche oder beim Messebesuch stößt, zugreift – logisch. Denn so weiß man ja nicht, was einem eventuell entgeht! Verschiedene Systeme miteinander zu vergleichen, bringt zwar Zeitaufwand mit sich und ist auch gar nicht so einfach: Was kann das eine, was das andere nicht kann? Zu welchem Preis bzw. Preismodell? Ist alles an Bord, was ich – siehe Punkt 1 – tatsächlich benötige? Wie flexibel ist die Lösung – kann ich zum Beispiel nur eine bestimmte Auswahl von Features nutzen und bei Bedarf wie Expansion oder Zusatzgeschäften weitere Features dazu buchen? Jedoch kommt man nicht umhin, diese Zeit zu investieren – und langfristig wird es sich auszahlen. In der Regel werden seitens der Anbieter digitaler Lösungen für die Gastronomie Online-Tutorials, Demo-Versionen oder Testmonate angeboten, die man unbedingt nutzen sollte. Gut ist auch der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen: Welche Erfahrungen haben sie mit „ihren“ Tools gemacht, was hat sich bewährt, was nicht. Und wer sich nicht als kompetent genug einschätzt, es beurteilen zu können oder schlichtweg keinen Kopf dafür hat, kann sich natürlich auch extern – aber bitte firmenunabhängig – beraten lassen.

Zwei Tipps für die Entscheidungsfindung:

Das Buch „Gastro.Digital“ empfiehlt sich als Leitfaden für die Digitalisierung des Betriebs. Ausführliche Buchvorstellung hier.

Eine umfangreiche und unabhängige Präsentation unterschiedlicher Systeme für die Branche findet sich auf Gastrotools24.

3. Das Team einbinden und „onboarden“

Viele digitale Lösungen werden im gastronomischen Alltag hauptsächlich von den Mitarbeitenden verwendet. Das bringt Herausforderungen mit sich: Einige sind ganz heiß darauf, endlich mit einem modernen, smarten Tool zu arbeiten, andere möchten lieber so weiter machen wie bisher. Einige sehen in der Umstellung einen Vorteil, andere nur Nachteile. Veränderungen bedeuten immer Unsicherheiten. Darum ist es wichtig, dass das Team von Anfang an mitgenommen wird: Die Mitarbeitenden sollten bei der Auswahl mitentscheiden. Die Vorteile einer Umstellung müssen allen deutlich gemacht werden und hierbei in erster Linie die Vorteile, die das Personal selbst dadurch hat. Zum Beispiel weniger Laufwege, Handgriffe oder Bürokratie, mehr Zeit für Service und Kreativität, mehr Trinkgeld? Bedenken sollten nicht einfach beiseite gewischt, sondern offen und lösungsorientiert besprochen werden. Ist über eine Neueinführung entschieden worden, zum Beispiel eine Software für Inventur oder HACCP-Check, erfolgt ein Onboarding, sodass sich alle diejenigen, die mit der neuen Lösung arbeiten werden, auch damit vertraut machen können. Hierbei kann auch ein Vertreter des Unternehmens, für dessen Produkt man sich entschieden hat, helfen. Ob solch eine Unterstützung vor Ort oder digital angeboten wird und zum Kundendienst gehört, kann freilich auch ein Auswahlkriterium beim Kauf sein!

Tipp: Oft gibt es im Team (mindestens) eine Person, die besonders digital versiert ist. Sie kann dann offiziell mit dem Onboarding bzw. der Implementierung verantwortlich gemacht werden und den Kolleginnen und Kollegen bei Fragen zur Seite stehen.

4. Prozessabläufe einhalten

Man stelle sich vor, nach der Einführung z.B. eines digitalen Reservierungsbuchs würden einige Mitarbeitende weiterhin das alte Papierbuch nutzen. Oder ihre Schichtwünsche auf einem Zettel oder per Mail einreichen, während andere die Software für die Personaleinsatzplanung verwenden. Was wäre das Resultat? Chaos! Verhindert wird es dadurch, dass die Nutzung der neuen digitalen Lösung erstens verbindlich für alle wird, die damit arbeiten sollen, dass zweitens der Prozessablauf – also wie trage ich meine Schichten ein, wie tausche ich sie, bis wann melde ich Abwesenheiten usw. – klar definiert wird und dass drittens regelmäßige Checks und Feedbacks vorgenommen werden: Funktioniert der Prozess für alle, die an ihm partizipieren, oder gibt es Änderungs- und Verbesserungsbedarf?

Tipp: Auch hier sollte der Dienstleister/Tool-Anbieter, für den man sich entscheidet, unterstützen können. Denn für eine größtmögliche Nutzerfreundlichkeit sollte das Unternehmen einen idealtypischen Verwendungsablauf für seine Kunden, ähnlich einer „customer journey“, festgehalten haben.

5. Ziele überprüfen

Die entscheidende Frage: Hat sich die Einführung der digitalen Lösung gelohnt? Wurden dadurch die betroffenen Abläufe verbessert, Handgriffe oder Laufmeter verringert, Kosten und Zeit gespart, gar die Erlöse gesteigert? Ein „Ja“ oder „Nein“ aus dem Bauch heraus genügt an dieser Stelle freilich nicht. Je genauer das Problem eingangs definiert und der nicht zufrieden stellende Ist-Zustand zuvor beschrieben wurde, desto besser lässt sich feststellen, ob sich eine Verbesserung eingestellt hat und in welchem Maße. Muss nachjustiert werden, benötigt man weitere Features oder sollte nach einer anderen Lösung Ausschau gehalten werden?

Zur Überprüfung empfiehlt sich die SMART-Methode:

S wie spezifisch – die Ziele müssen möglichst genau definiert sein.
M wie messbar – Bewertungsgrundlage sind Zahlen und es wird zuvor definiert, wie sich das Erreichen des Ziels messen lässt
A wie attraktiv – das Ziel soll, siehe Punkt 3, ein gemeinsames sein, keine Vorgabe von oben, sondern es soll allen Verbesserung bringen
R wie realistisch – es sollte berücksichtigt werden, dass neue Tools eine gewisse Zeit brauchen, um im Handling zur Routine zu werden und positive Ergebnisse hervorzubringen 
T wie terminiert – die Überprüfung, ggf. auch von Teilabschnitten des Prozesses, wird zum Beispiel nach einem Monat oder nach einem Quartal vorgenommen

Das Problem zu lösen steht im Fokus

Grundsätzlich gilt: Es geht immer um Problemlösung. Entstehen durch das verwendete Tool neue Probleme und erhöht sich dauerhaft gar der Aufwand, dann ist es nicht das richtige. Da es mittlerweile für fast jeden Bereich des gastronomischen Betriebs verschiedene Angebote gibt, kann man auch zeitweise – oder als A/B-Test sogar parallel – unterschiedliche Systeme auf ihre Praxistauglichkeit fürs eigene Unternehmen testen. Und zum Schluss sei gesagt: Nicht alles muss unbedingt digitalisiert werden, nur weil es dafür neuerdings eine schicke Software und App gibt. Funktioniert ein analoger Prozess gut, so wie er ist, dann sollte man ihn so belassen und dafür andere Prozesse ins Auge fassen. In einem gastronomischen Betrieb gibt es davon ja mehr als genug.

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